คุณสมบัติเฉพาะ ของระบบติดตามงานเอกสาร ( Easy-Track)

1. ระบบ Easy-Track( Easy docoments Tracking) : คือ ระบบติดตามงานเอกสารออนไลน์ พัฒนาเพื่อให้หน่วยงานภาครัฐนำไปใช้ประโยชน์ในงานราชการโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น

2. ระบบ Eaxy-Track ไม่ใช่ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ระบบเอกสารเวียนแจ้งให้ทราบ จึงไม่ได้ออกแบบให้แนบไฟล์เอกสารไปกับระบบเหมือนระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติทั่วไป เหตุผลเนื่องจากระบบ Easy -Track ออกแบบสำหรับเอกสารที่ยังไม่ได้ลงนามอนุมัติ จึงต้องมีการ รับ - ส่ง เอกสารที่เป็นฉบับจริงไปตามสายงานปกติก่อนเพื่อให้มีลายมือชื่อลงนามต้นฉบับจริง ติดตามไปด้วยทุกลำดับชั้น

3. ระบบ Easy-Track พัฒนาเพื่อติดตามเอกสารว่าอยู่ในลำดับไหนของการพิจารณาอนุมัติ หรือ เอกสารอยู่ในขั้นตอนไหนของการปฏิบัติงาน และเก็บประวัติเส้นทางการอนุมัติตามลำดับชั้นของเอกสาร ซึ่งการบันทึกขั้นตอนการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนจะกระทำได้ 2 แบบ คือ
  3.1 ผ่านเจ้าหน้าที่ธุรการกลางของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั้นมีสายงานการเดินทางของเอกสารโดยให้ธุรการกลางเป็นผู้เสนอเอกสาร ให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติเอกสารในแต่ละลำดับ
  3.2 รายการเอกสารที่ติดต่อกันระหว่างฝ่าย หรือ แผนก สามารถส่งถึงกันได้เช่นเดียวกับระบบงานสารบรรณทั่วไป

4. การสืบค้นเอกสาร ใน ระบบ Easy-Track ใช้การค้นหาจากคำสำคัญ (keyword) ในหัวเรื่อง (Title) และ เนื้อเรื่องสรุป (Content) ดังนั้น เอกสารที่ไม่ได้ระบุคำสำคัญ หรือ ระบุจำนวนน้อย ในจุดดังกล่าว จะไม่สามารถค้นหาได้ หรือ มีโอกาสที่จะค้นหาไม่เจอ ทำให้การนำ ระบบ Easy-Track ไปใช้ไม่เกิดประโยชน์สูงสุดตามวัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบ

วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบ

www.iprogramyou.com : พัฒนาระบบเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานด้านงานธุรการในหน่วยงานราชการที่ยังไม่ได้นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ติดตามเอกสาร สามารถติดตามงานเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอน หรืออยู่ในระหว่างการพิจารณาที่ลำดับชั้นใดของเส้นทางการอนุมัติเอกสาร และเพื่อให้ลดภาระงานทะเบียนเอกสารที่ซ้ำซ้อน เจ้าของเรื่องลดเวลาการโทรศัพท์ติดตามงานเอกสารไปที่ฝ่าย หรือแผนกต่าง ๆ

เป้าประสงค์การพัฒนาระบบ

มุ่งมั่นพัฒนาระบบงานที่ใช้งานได้จริง ให้หน่วยงานภาครัฐ เช่น องค์การบริหารส่วนจังหวัด เทศบาล วิทยาลัย โรงเรียน หน่วยงานราชการที่ไม่มีบุคลากร หรืองบประมาณเพียงพอในการพัฒนาระบบ  ได้ใช้งานระบบติดตามงานเอกสารโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อซอร์ฟแวร์ะบบติดตามงานเอกสารโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อซอร์ฟแวร์

ประโยชน์ที่ได้รับจากการพัฒนาระบบ

[1] หน่วยงานภาครัฐสามารถนำระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานให้เกิดประโยชน์ และตอบสนองต่อการปฏิบัติงานจริงภายในหน่วยงานของตนเองได้

[2] หน่วยงานภาครัฐ ลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อซอฟต์แวร์ จากภาคเอกชน

[3] เสริมสร้างและ พัฒนาขีดความสามารถของบุคลากรภายในหน่วยงานภาครัฐให้สามารถใช้ประโยชน์จากการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ มาประยุกต์ใช้ เพื่อการบริหารจัดการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การประสานขอใช้งานระบบ Easy-track

ก่อนการติดต่อขอใช้งานระบบ ขอความกรุณาให้ศึกษา video คู่มือการใช้งาน และ ทดลองใช้งานระบบตัวอย่างก่อน ซึ่งบางครั้งหน่วยงานของท่านอาจจะมีการปฏิบัติงานในรูปแบบที่ไม่ตรงกับระบบ Easy-track หากท่านนำไปใช้งานอาจจะเป็นการเพิ่มภาระงานให้กับผู้ใช้ ซึ่งจะไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ผู้พัฒนาระบบมุ่งหวังไว้